Analisis Implementasi Knowledge Management System Berbasis Model SECI dalam Mendukung Konversi Pengetahuan Organisasi: Studi Kasus pada KPPN Madiun

Hermawan Effendi

doi:10.59061/jentik.v4i3.1569

Authors

Hermawan Effendi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Madiun, Kementerian Keuangan

DOI:

https://doi.org/10.59061/jentik.v4i3.1569

Keywords:

Knowledge Management System, SECI, knowledge conversion, knowledge reuse, knowledge discoverability, Financial Advisor, sektor publik

Abstract

Transformasi peran Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) menuju fungsi Financial Advisor meningkatkan kebutuhan terhadap pengelolaan pengetahuan yang mampu memastikan pemerataan kompetensi dan pemanfaatan pengetahuan organisasi. KPPN Madiun telah menggunakan SILAT033 untuk mendukung dokumentasi dan akses informasi kegiatan, namun keberadaan fungsi tersebut belum menunjukkan kemampuan sistem dalam memfasilitasi konversi pengetahuan secara menyeluruh. Penelitian ini bertujuan menganalisis implementasi Knowledge Management System (KMS) melalui SILAT033 berdasarkan model Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization (SECI), serta mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan dan sistem yang masih memerlukan penguatan. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan desain single-case study. Data dikumpulkan melalui wawancara semi-terstruktur, observasi sistem, studi dokumentasi, dan User Acceptance Test (UAT), kemudian dianalisis menggunakan deductive thematic analysis dan pattern matching. Hasil penelitian menunjukkan bahwa SILAT033 telah membangun fondasi digital KMS melalui mekanisme knowledge generation, knowledge capture, storage, dan access. Dari empat proses SECI, Externalization merupakan proses yang paling kuat difasilitasi, terutama melalui pelaporan hasil kegiatan dan pencatatan poin utama pembahasan yang mengubah pengalaman dan pemahaman individu menjadi explicit knowledge. Sebaliknya, Combination dan Internalization belum terkonfirmasi secara kuat karena belum ditemukan bukti yang memadai mengenai integrasi pengetahuan, pembelajaran, dan penggunaan kembali pengetahuan dalam pekerjaan. Penelitian mengidentifikasi empat kesenjangan utama, yaitu knowledge capture gap, knowledge integration gap, knowledge discoverability gap, dan knowledge reuse gap. Temuan tersebut menunjukkan bahwa pengembangan SILAT033 perlu bergeser dari paradigma Knowledge Documentation menuju Knowledge Conversion and Reuse melalui standardisasi knowledge capture, penguatan struktur dan integrasi pengetahuan, peningkatan knowledge discoverability, serta pengemasan pengetahuan dalam bentuk FAQ, best practice, lesson learned, dan knowledge summary. Penelitian ini memberikan kontribusi dengan memetakan keterkaitan antara proses konversi pengetahuan SECI dan kapabilitas sistem dalam konteks organisasi perbendaharaan sektor publik, sekaligus menunjukkan area pengembangan KMS yang dapat memperkuat pemerataan dan pemanfaatan pengetahuan organisasi. Hubungan langsung antara penggunaan SILAT033 dan peningkatan kualitas fungsi Financial Advisor belum dapat disimpulkan dan memerlukan pembuktian empiris lebih lanjut.

References

Abdelrahman, M., Papamichail, K. N., Hammady, R., Kurt, Y., Abdallah, W., Liu, L. S., & Kapser, S. (2025). Organisational culture and knowledge management systems adoption: Examining employee usage in multinational corporations. Global Journal of Flexible Systems Management, 26(3), 439–467. doi:10.1007/s40171-025-00448-w

Alvarenga, A., Matos, F., Godina, R., & Matias, J. C. O. (2020). Digital transformation and knowledge management in the public sector. Sustainability, 12(14), 5824. doi:10.3390/su12145824

Anthoni, L., & Wardokhi, W. (2025). Penerapan knowledge management berbasis model SECI dalam meningkatkan kualitas sistem informasi akuntansi UMKM. Jurnal Education and Development, 13(1), 544–546. doi:10.37081/ed.v13i1.6987

Câmara, M. A., & Ribeiro, R. (2022). Preserving tacit knowledge into public organizations. Advances in Knowledge Representation, 2(1).

Chavez Ramirez, E. D., Rojas Delgado, L., Antiona Valderrama, D. M., & Chavez Ramirez, M. (2021). Knowledge management in public administration: A systematic review. Revista Iberoamericana de Educación. doi:10.31876/ie.vi.89

Dikotla, M. A. (2021). Remodelling public sector knowledge management system using key knowledge management processes. Collection and Curation, 40(4), 158–165. doi:10.1108/CC-06-2020-0016

Helander, N., Paunu, A., & Hellsten, P. (2022). Knowledge management processes in practice: Empirical insights from the public sector. In T. X. Bui (Ed.), Proceedings of the 55th Hawaii International Conference on System Sciences (pp. 5526–5535). Hawaii International Conference on System Sciences. doi:10.24251/HICSS.2022.673

Henz, J. L., & Oliveira, M. (2024). Knowledge management implementation: A systematic literature review. Knowledge and Process Management, 31(4), 284–294. doi:10.1002/kpm.1780

Iman, F. N. (2022). Knowledge management system penjaminan mutu internal menggunakan pendekatan SECI model berbasis web studi kasus Universitas Mercu Buana. Jurnal Ilmu Teknik dan Komputer, 6(1), 16–26. doi:10.22441/jitkom.v6i1.003

Kassa, E. T., & Ning, J. (2023). A systematic review on the roles of knowledge management in public sectors: Synthesis and way forwards. Heliyon, 9(11), e22293. doi:10.1016/j.heliyon.2023.e22293

Laihonen, H., Kork, A.-A., & Sinervo, L.-M. (2024). Advancing public sector knowledge management: Towards an understanding of knowledge formation in public administration. Knowledge Management Research & Practice, 22(3), 223–233. doi:10.1080/14778238.2023.2187719

López-Cabarcos, M. Á., Srinivasan, S., & Vázquez-Rodríguez, P. (2024). An approach to firm’s innovation from the explicit and tacit knowledge spiral. Knowledge Management Research & Practice, 22(4), 340–353. doi:10.1080/14778238.2023.2173679

López-Meza, E., Terán-Bustamante, A., & Leyva-Hernández, S. N. (2024). SECI model of knowledge management: A thematic analysis with emphasis on agricultural organizations. Iberoamerican Journal of Science Measurement and Communication, 4(2), 1–10. doi:10.47909/ijsmc.133

Machado, A. de B., Secinaro, S., Calandra, D., & Lanzalonga, F. (2022). Knowledge management and digital transformation for Industry 4.0: A structured literature review. Knowledge Management Research & Practice, 20(2), 320–338. doi:10.1080/14778238.2021.2015261

Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge-creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. New York, NY: Oxford University Press.

Pepple, D., Makama, C., & Okeke, J.-P. (2022). Knowledge management practices: A public sector perspective. Journal of Business Research, 153, 509–516. doi:10.1016/j.jbusres.2022.08.041

Purnamawati, R. F., & Hidayat, R. (2025). Integrating the SECI model into knowledge management practices in elementary schools. PPSDP International Journal of Education, 4(2), 599–608. doi:10.59175/pijed.v4i2.405

Rukmana, A., & Widhianto, C. W. (2023). Knowledge management system’s implementation in private universities through SECI model. Indonesian Journal of Multidisciplinary Science, 3(1), 64–69. doi:10.55324/ijoms.v3i1.712

Sagarik, D. (2024). How digital government capabilities strengthen public sector workforce resilience. International Review of Public Administration, 29(4), 353–362. doi:10.1080/12294659.2024.2432096

Sihotang, R. S. J. R., & Indah, D. R. (2023). Pengembangan knowledge management system (KMS) layanan e-government menggunakan metode KMSLC. The Indonesian Journal of Computer Science, 12(6). doi:10.33022/ijcs.v12i6.3573

Suryanto, A., Nurdin, N., Irawati, E., & Andriansyah. (2023). Digital transformation in enhancing knowledge acquisition of public sector employees. International Journal of Data and Network Science, 7(1), 117–124. doi:10.5267/j.ijdns.2022.11.011

Turyahikayo, E., Pillay, V., & Basaasa, M. M. (2021). Antecedents of knowledge sharing behaviour in the public sector. Electronic Journal of Knowledge Management, 19(1), 33–42. doi:10.34190/EJKM.19.1.2195

Vasileiadis, I., & Fragouli, E. (2023). Knowledge management in the public sector: A critical examination of a case study. European Journal of Theoretical and Applied Sciences, 1(5), 161–180. doi:10.59324/ejtas.2023.1(5).12

Yin, R. K. (2018). Case study research and applications: Design and methods (6th ed.). Thousand Oaks, CA: SAGE Publications.

Zhernov, E. E. (2023). Ends and means of knowledge management: Tacit knowledge to explicit knowledge conversion. Bulletin of Kemerovo State University. Series Political, Sociological and Economic Sciences, 8(1), 63–73. doi:10.21603/2500-3372-2023-8-1-63-73