Analisis Implementasi Knowledge Management System Berbasis Model SECI dalam Mendukung Konversi Pengetahuan Organisasi

Studi Kasus pada KPPN Madiun

Abstract

Transformasi peran Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) menuju fungsi Financial Advisor meningkatkan kebutuhan terhadap pengelolaan pengetahuan yang mampu memastikan pemerataan kompetensi dan pemanfaatan pengetahuan organisasi. KPPN Madiun telah menggunakan SILAT033 untuk mendukung dokumentasi dan akses informasi kegiatan, namun keberadaan fungsi tersebut belum menunjukkan kemampuan sistem dalam memfasilitasi konversi pengetahuan secara menyeluruh. Penelitian ini bertujuan menganalisis implementasi Knowledge Management System (KMS) melalui SILAT033 berdasarkan model Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization (SECI), serta mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan dan sistem yang masih memerlukan penguatan. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan desain single-case study. Data dikumpulkan melalui wawancara semi-terstruktur, observasi sistem, studi dokumentasi, dan User Acceptance Test (UAT), kemudian dianalisis menggunakan deductive thematic analysis dan pattern matching. Hasil penelitian menunjukkan bahwa SILAT033 telah membangun fondasi digital KMS melalui mekanisme knowledge generation, knowledge capture, storage, dan access. Dari empat proses SECI, Externalization merupakan proses yang paling kuat difasilitasi, terutama melalui pelaporan hasil kegiatan dan pencatatan poin utama pembahasan yang mengubah pengalaman dan pemahaman individu menjadi explicit knowledge. Sebaliknya, Combination dan Internalization belum terkonfirmasi secara kuat karena belum ditemukan bukti yang memadai mengenai integrasi pengetahuan, pembelajaran, dan penggunaan kembali pengetahuan dalam pekerjaan. Penelitian mengidentifikasi empat kesenjangan utama, yaitu knowledge capture gap, knowledge integration gap, knowledge discoverability gap, dan knowledge reuse gap. Temuan tersebut menunjukkan bahwa pengembangan SILAT033 perlu bergeser dari paradigma Knowledge Documentation menuju Knowledge Conversion and Reuse melalui standardisasi knowledge capture, penguatan struktur dan integrasi pengetahuan, peningkatan knowledge discoverability, serta pengemasan pengetahuan dalam bentuk FAQ, best practice, lesson learned, dan knowledge summary. Penelitian ini memberikan kontribusi dengan memetakan keterkaitan antara proses konversi pengetahuan SECI dan kapabilitas sistem dalam konteks organisasi perbendaharaan sektor publik, sekaligus menunjukkan area pengembangan KMS yang dapat memperkuat pemerataan dan pemanfaatan pengetahuan organisasi. Hubungan langsung antara penggunaan SILAT033 dan peningkatan kualitas fungsi Financial Advisor belum dapat disimpulkan dan memerlukan pembuktian empiris lebih lanjut.